Como economizar com telefonia

Economizar é preciso, comunicar-se também. E grande parte da comunicação das empresas é feita via telefone, ocasionando contas telefônicas com valores estratosféricos. Pensando nisso reunimos 7 maneiras de como economizar com telefonia que você precisa aplicar na sua empresa.

Sua empresa possui mais de uma linha telefônica? Controlar as despesas telefônicas de todas essas linhas pode ser uma tarefa desafiadora. Com organização e um bom gerenciamento é possível mudar essa realidade, reduzindo custos para a empresa e melhorando a produtividade dos funcionários.

É fundamental entender quais setores usam mais os serviços telefônicos. Ter este conhecimento torna possível tomar medidas para elaborar novas estratégias para controle de despesas ou aproveitar melhor essas demandas. A análise bem feita vai demonstrar que tais recursos podem estar sendo mal aproveitados ou mesmo usados de maneira inadequada, como quando determinados funcionários realizam longas chamadas de ordem pessoal. Observe quem mais utiliza a telefonia, considere se é realmente necessário e redefina a política de ligações externas, caso estejam muito excessivas.

Não é incomum que as prestadoras de serviços de telefonia cometam erros de lançamentos nas contas dos seus clientes. Nesse sentido, o controle de despesas se torna ainda mais fundamental. Pode ser que, ao se verificar minuciosamente todas as contas da sua empresa, sejam encontradas cobranças indevidas ou registros duplicados. Faça reclamações sobre tais adições e cancele os serviços não contratados. Há ainda a possibilidade de renegociar pacotes diminuindo os valores ou contratando um serviço melhor pelo mesmo preço.

Muitas vezes, uma avaliação ruim das demandas da empresa faz com que sejam contratados produtos e serviços que não são utilizados ou não sejam aproveitados em todo seu potencial. Por isso, faça avaliações periódicas nos contratos e nas ferramentas que estão incluídas na sua infraestrutura de telecomunicações, com a intenção de descobrir ocorrências de ociosidade ou de subaproveitamento de serviços.

Ninguém está livre de cometer pequenos deslizes na gestão financeira, fazendo com que as contas sejam quitadas com atraso. Então, a empresa arca com juros e multas – o que, dependendo da proporção de contas a pagar, pode compor um valor considerável. O controle de despesas deve priorizar os prazos e a organização.

Deve-se entender como o telefone é usado na empresa:
– se existem mais ligações interurbanas ou locais;
– se as chamadas são mais para aparelhos fixos ou móveis;
– se as conversas têm curta ou longa duração;
– quais os horários de pico cujas ligações são feitas;
– se a matriz liga muito para a filial;
– se os funcionários falam muito entre si.
Essas informações serão valiosas na hora de contratar os planos telefônicos mais ajustados às necessidades da sua empresa.

Ser uma pessoa jurídica (com CNPJ) é vantajoso na hora de contratar certos planos de telefonia. Esses contratos são mais vantajosos e cheios de benefícios, em comparação com os planos voltados para as pessoas físicas. Pesquise com calma e faça vários orçamentos.

A telefonia IP pode trazer vantagens importantes para a dinâmica de sua empresa, bastando ter uma boa conexão de rede. É possível uma diminuição considerável das despesas, muitas vezes de até 90% na conta telefônica.
Além disso, sistemas de telefonia IP permitem:
– fazer chamadas sem custo entre filiais;
– realizar videoconferências;
– identificar e reencaminhar chamadas;
– ter relatórios de chamadas;
– controle de custos por departamentos;
– gravar e compartilhar dados com outros usuários do sistema.
Isso sem falar que o sistema aceita que seus funcionários e colaboradores estejam conectados de qualquer lugar. Como você pode ver, os benefícios vão além da diminuição de custos, a produtividade e eficiência da sua equipe também irão aumentar.

Pequenas medidas e soluções como estas podem fazer grandes diferenças no final do ano da empresa, de modo que seu fluxo de caixa ficará mais fácil de ser controlado e apresentará despesas de telefonia bem menores. Agora que você já sabe como economizar com telefonia, pense em implementar essas iniciativas na sua empresa!